Ein Meeting gestalten -  von Anfang bis Ende

 

Meetings werden geliebt und gehasst. Sie sind notwendig und doch kommt es immer wieder dazu, dass sie als zeitraubend und ineffektiv betrachtet werden. Das liegt an der Durchführung. Hier ein Wegweiser für eine effiziente Gestaltung.

 

Schon wieder ein Meeting?!  

Wie Sie Meetings effizient und angenehm gestalten:

 

Termin abklären

Setzen Sie sich mit den potenziellen Teilnehmern per mail in Verbindung und machen Sie zwei konkrete Vorschläge: Tag, Uhrzeit von bis. Bitten Sie um Themen bzw. weitere Besprechungspunkte und die Unterlagen, die die Teilnehmer erhalten sollen. Setzen Sie eine Frist für die Rückmeldung.

Sammeln der Themen

Rückmeldung überwachen und einen Tag nach Fristablauf die Tagesordnung festlegen.

  

Tagesordnung ausarbeiten: 

Tabelle anlegen 

     Tagesordnungspunkt (Nummerierung vornehmen) 

     Zeit von ... bis (Zeit, die während des Meetings für den TOP zur Verfügung steht)   

     Thema (Kurz und prägnant formulieren) 

     Zuständig (Wer ist der zuständige Mitarbeiter, der diesen TOP vorbereitet).

 

Bei den Zeiten auch die eventuell notwendig werdenden Pausenzeiten berücksichtigen.

 

Tagesordnung als Protokollvorlage vorbereiten: 

Tabelle anlegen 

       Chronologisch Tagesordnungspunkte aufführen 

       Was wurde beschlossen 

       Wie soll es umgesetzt werden 

       Wer soll es bearbeiten  

       Mit wem gemeinsam 

       Kosten 

       Rückmeldung an wen bei Erledigung 

 

Die Einladung 14 Tage vorher (kann sich ja nach Situation verschieben, sollte aber spätestens 7 Tage vorher geschehen) rausschicken mit folgenden Punkten: 

     Thema des Meetings 

     Ort des Meetings mit Karte 

     Zeit: von – bis 

     Wer führt das Meeting? Name einsetzen 

     Tagesordnung wie oben 

     Tagesordnungspunkt Verschiedenes einfügen für unerwartete Themen 

Beifügen von Unterlagen, die zu den Tagesordnungspunkten gehören. 

 

Alle bitten, unbedingt die Tagesordnung und die Unterlagen mitzubringen zum Meeting. 

 

Bitten sie alle dafür zu sorgen, dass die Sitzung störungsfrei verlaufen kann und alle Handys während des Meetings ausgeschaltet werden. 

 

Wenn das Meeting nicht länger als maximal eine Stunde dauern soll: machen Sie ein Stehmeeting an einem Stehtisch. Sie werden sich wundern, wie schnell sie fertig werden. Es fördert die Aufmerksamkeit. 

 

Bereiten Sie den Raum vor:

 

     Flip-Chart oder Whiteboard mit Utensilien wie Stifte, Papier, Schwamm 

     Beamer (ist Verdunklung möglich?) 

     Pinwand mit Moderatorenkoffer 

     Schreibutensilien (Block, Stifte) 

     Stromanschlüsse für Notebooks 

     Tische und Stühle 

     Getränke: Wasser, evtl. Saft,

 

Wenn nach 90 Minuten eine Pause von 10-15 Minuten eingeplant ist, dafür Kaffee und Tee sowie evtl. kleine Snacks oder Obst zur Verfügung stellen. 

 

 

Meeting führen 

Den Raum lüften 

Wer führt beginnt pünktlich zur festgelegten Zeit – Zeit ist kostbar 

Wer zu spät kommt soll sich einfach ruhig setzen – nicht darauf eingehen, den Teilnehmer in einer Pause oder nach dem Meeting bitten, beim nächsten Mal pünktlich zu kommen 

Alle Handys ausschalten (können in Pausen natürlich wieder eingeschaltet werden) 

Protokollführer ernennen und ihm die vorbereitete Ergebnis-Protokollvorlage übergeben (kann auch als Vorlage für ein Notebook sein), mit der Bitte, es am Ende des Meetings ausgefüllt zurückzugeben. (Mit diesem Ergebnisprotokoll ist Protokollführung kein Problem mehr).

 

Wie wird das Meeting geführt?: 

Vor Eintritt in die Tagesordnung wird erfragt, ob es noch einen Punkt unter Verschiedenes gibt, der noch dringend mit aufgenommen werden muss. Wenn es relevant ist, unter Verschiedenes einfügen. 

Ersten Tagesordnungspunkt aufrufen, 

das Wort an die zuständige Person übergeben, 

der Sachverhalt wird von der zuständigen Person dargelegt 

die führende Person bittet dazu um Wortmeldungen 

Wortmeldungen notieren und nacheinander abrufen 

die Zeit kontrollieren, 

kurz vor Ablauf Stand zusammenfassen und darum bitten zu einem Ergebnis zu kommen 

Protokollführung notiert das Ergebnis laut Protokollvorlage 

Alle Punkte werden abgearbeitet 

Verschiedenes wird aufgerufen und wie oben behandelt 

nach 90 Minuten eine Pause machen (10-15 Min), den Raum lüften

 

Das Meeting wird beendet: die Führung bedankt sich bei den Teilnehmerinnen 

 

Das Ergebnisprotokoll wird schnellstens verteilt: entweder – wenn lesbar bei handschriftlicher Protokollführung – kopiert und sofort mitgegeben, oder bei PC-Führung ausgedruckt und kopiert oder per Verteiler sofort zugestellt.