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Ein Meeting gestalten

von Anfang bis Ende

Meetings werden geliebt und gehasst. Sie sind notwendig und doch kommt es immer wieder dazu, dass sie als zeitraubend und ineffektiv betrachtet werden. Das liegt an der Durchführung. Hier ein Wegweiser für eine effiziente Gestaltung.


Schon wieder ein Meeting?!  

Wie Sie Meetings effizient und angenehm gestalten


Termin abklären

Setzen Sie sich mit den potenziellen Teilnehmern per mail in Verbindung und machen Sie zwei konkrete Vorschläge: Tag, Uhrzeit von bis. Bitten Sie um Themen bzw. weitere Besprechungspunkte und die Unterlagen, die die Teilnehmer erhalten sollen. Setzen Sie eine Frist für die Rückmeldung.


Sammeln der Themen

Rückmeldung überwachen und einen Tag nach Fristablauf die Tagesordnung festlegen.


Tagesordnung ausarbeiten:

Tabelle anlegen

         Tagesordnungspunkt (Nummerierung vornehmen)
         Zeit von ... bis (Zeit, die während des Meetings für den TOP zur Verfügung steht)       
         Thema (Kurz und prägnant formulieren)       
         Zuständig (Wer ist der zuständige Mitarbeiter, der diesen TOP vorbereitet).

Bei den Zeiten auch die eventuell notwendig werdenden Pausenzeiten berücksichtigen.


Tagesordnung als Protokollvorlage vorbereiten:

Tabelle anlegen

       Chronologisch Tagesordnungspunkte aufführen

       Was wurde beschlossen

       Wie soll es umgesetzt werden

       Wer soll es bearbeiten 

       Mit wem gemeinsam

       Kosten

       Rückmeldung an wen bei Erledigung

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Die Einladung 14 Tage vorher (kann sich ja nach Situation verschieben, sollte aber spätestens 7 Tage vorher geschehen) rausschicken mit folgenden Punkten:

     Thema des Meetings

     Ort des Meetings mit Karte

     Zeit: von – bis

     Wer führt das Meeting? Name einsetzen

     Tagesordnung wie unter 4.

     Tagesordnungspunkt Verschiedenes einfügen für unerwartete Themen

Beifügen von Unterlagen, die zu den Tagesordnungspunkten gehören.

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Alle bitten, unbedingt die Tagesordnung und die Unterlagen mitzubringen zum Meeting.

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Bitten sie alle dafür zu sorgen, dass die Sitzung störungsfrei verlaufen kann und alle Handys während des Meetings ausgeschaltet werden.

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Wenn das Meeting nicht länger als maximal eine Stunde dauern soll: machen Sie ein Stehmeeting an einem Stehtisch. Sie werden sich wundern, wie schnell sie fertig werden. Es fördert die Aufmerksamkeit.

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Bereiten Sie den Raum vor:

     Flip-Chart oder Whiteboard mit Utensilien wie Stifte, Papier, Schwamm

     Beamer (ist Verdunklung möglich?)

     Pinwand mit Moderatorenkoffer

     Schreibutensilien (Block, Stifte)

     Stromanschlüsse für Notebooks

     Tische und Stühle

     Getränke: Wasser, evtl. Saft,

Wenn nach 90 Minuten eine Pause von 10-15 Minuten eingeplant ist, dafür Kaffee und Tee sowie evtl. kleine Snacks oder Obst zur Verfügung stellen.

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Meeting führen

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Den Raum lüften

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Wer führt beginnt pünktlich zur festgelegten Zeit – Zeit ist kostbar

Wer zu spät kommt soll sich einfach ruhig setzen – nicht darauf eingehen, den Teilnehmer in einer Pause oder nach dem Meeting bitten, beim nächsten Mal pünktlich zu kommen

Alle Handy ausschalten (können in Pausen natürlich wieder eingeschaltet werden)

Protokollführer ernennen und ihm die vorbereitete Ergebnis-Protokollvorlage übergeben (kann auch als Vorlage für ein Notebook sein), mit der Bitte, es am Ende des Meetings ausgefüllt zurückzugeben. (Mit diesem Ergebnisprotokoll ist Protokollführung kein Problem mehr).

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Wie wird das Meeting geführt?:

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Vor Eintritt in die Tagesordnung wird erfragt, ob es noch einen Punkt unter Verschiedenes gibt, der noch dringend mit aufgenommen werden muss. Wenn es relevant ist, unter Verschiedenes einfügen.

Ersten Tagesordnungspunkt aufrufen,

das Wort an die zuständige Person übergeben,

der Sachverhalt wird von der zuständigen Person dargelegt

die führende Person bittet dazu um Wortmeldungen

Wortmeldungen notieren und nacheinander abrufen

die Zeit kontrollieren,

kurz vor Ablauf Stand zusammenfassen und darum bitten zu einen Ergebnis zu kommen

Protokollführung notiert das Ergebnis laut Protokollvorlage

Alle Punkte werden abgearbeitet

Verschiedenes wird aufgerufen und wie oben behandelt

nach 90 Minuten eine Pause machen (10-15 Min), den Raum lüften

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Das Meeting wird beendet: die Führung bedankt sich bei den Teilnehmerinnen

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Das Ergebnisprotokoll wird schnellstens verteilt: entweder – wenn lesbar bei handschriftlicher Protokollführung – kopiert und sofort mitgegeben, oder bei PC-Führung ausgedruckt und kopiert oder per Verteiler sofort zugestellt.